Legal Talk: Do lawyers need ERP-system?

Ретроспектива

17/10/2018 23:33:52
Logo of BITEGRICO

5 июля мы провели мероприятие Legal Talk: Do lawyers need ERP-system? Целью данного мероприятия была необходимость обсудить уровень автоматизации процессов в украинских юридических компаниях, поделиться опытом и спросить совет у спикеров-экспертов. 

Экспертами на данном событии в формате “Sharing experience” выступали:

  • Игорь Шевченко, Legal Innovation Officer, "Соколовский и партнеры. 

  • Дмитрий Гадомский, CEO AXON PARTNERS.

  • Ярослав Романчук, Managing Partner, EUCON.

  • Наталия Тищенко, Managing Partner, Nobili.

  • Ольга Пестрецова-Блоцкая, Кандидат экономических наук, доцент, Директор Центра бизнес технологий "ТОТ".

  • Евгений Бессарабов, CEO PSA Consulting & Management Systems.


Говорили много, обширно и с безграничным энтузиазмом.

Спикеры, занимающие управленческие должности в юридических компаниях, стремились объяснить аудитории - своим же коллегам-юристам, почему в современных условиях стало невозможным эффективно вести бизнес, используя технологии 2000-х годов.

Почему больше не работают привычные решения по типу папок на жестком диске и классические методы ведения финансовой и бухгалтерской отчетности. 

К слову сказать, в компаниях Игоря Шевченко, Дмитрия Гадомского, Ярослава Романчука и Наталии Тищенко используются абсолютно разные программные решения, потому изредка в ходе мероприятия дискуссия набирала оборотов - какую программу лучше использовать, в чем ее преимущества и как она упрощает жизнь для сотрудников компании.

Цитируя спикеров: “Вопрос о том, так ли нужна компании ERP-система не поднимался в принципе. Не представляю, как можно работать без ERP-системы.”

В свою очередь, эксперты бизнес-аналитики и консультанты по автоматизации бизнеса рассказывали слушателям, как правильно выбрать подходящее решение под индивидуальные нужды компании, как провести бизнес-анализ и написать техническое задание разработчикам,

Ольга Пестрецова-Блоцкая - кандидат экономических наук, доцент, опытнейший бизнес-аналитик и директор Центра Бизнес-Технологий “ТОТ” - прояснила множество нюансов: как правильно выбрать систему компаниям, которые никогда не использовали автоматизированные решения и как действовать тем компаниями, которые уже имеют опыт использования подобных систем. Ольга подчеркнула важность грамотного составления требований и написания детального технического задания для компании-интегратора.

Компания-заказчик может самостоятельно писать техническое задание, однако зачастую для этой работы привлекаются бизнес-аналитики. Их задача - провести глубокий анализ бизнес-процессов в компании, правильно определить бизнес-модель: как генерируются доходы, где возникают затраты, какая конечная эффективность?

Евгением Бессарабов (владелец PSA Consulting & Management Systems) рассказывал про особенности ERP- систем, для кого они лучше всего подойдут, делился своим опытом внедрения системы в различных компаниях.

Примечательно, что не все собравшиеся в зале, досконально знают, что скрывается за аббревиатурой ERP. Следовательно, отсутствует целостное понимание, какие образом программное решение данного типа может оптимизировать бизнес и заодно избавить сотрудников от ежедневной рутинной работы с документами, выставлением счетов, сложных биллинговых процессов.

В связи с этим, напоминаем: ERP-система (Enterprise Resource Planning System) - это инструмент для автоматизации бизнес-процессов в компании. С ее помощью упрощается управление финансами, отчетностью и бухгалтерией, проектами, персоналом и взаимоотношениями с клиентами, складом, закупками, производством, продажами.

С правильно подобранной ERP-системой можно автоматизировать практически все бизнес-процессы: коммуникации, маркетинг, CRM & Продажи, проектное управление, финансы, управление персоналом, отчетность, логистика, закупки, производство. 

Odoo - Sample 1 for three columns


Odoo - Sample 2 for three columns


Odoo - Sample 3 for three columns


От первого лица:

Мнение и советы экспертов

Odoo image and text block

Игорь Шевченко

 Legal Innovation Officer, "Соколовский и партнеры" 

 Используют программу управления предприятием Битрикс.

Что такое ЕРП-система и почему возникла необходимость в ней?

В первую очередь для нас ERP-система - это целостное электронное отображение комплексной ситуации в компании. Любой сотрудник с необходимым уровнем доступа имеет возможность получить нужную информацию, независимо от времени суток и присутствия других людей в офисе. Таким образом устраняется чрезмерная зависимость от коллег - ведь вся информация находится в единой системе.

Наши наиболее ранние попытки автоматизировать бизнес начались в 2003 году. В то время появились структурированные папки на жестком диске, в которых хранилась информация о клиентах, проектах, ответственных за проект, документация. Но уже тогда стало понятно, что нужно искать или самостоятельно создавать комплексное решение, которое объединит и систематизирует колоссальные объемы информации.

Как вы подходили к процессу выбора определенной системы? 
На основании чего вы делали выбор?

Этап 1. Начинали все с папок Microsoft. На тот момент появилось прекрасное решение Microsoft Access, которое было в стандартном пакете офисных программ. В связи с этим наша команда разработчиков начала писать индивидуальные доработки для MS Access. На тот момент - это была самая крутая система управления данными с точки зрения легкости ее освоения пользователями (2002-2003 г). 

Наши бухгалтеры часто делали мелкую бухгалтерию в формочках. Затем мы ввели туда клиентов, появились услуги, под-услуги, начали привязывать к клиентам документы. После этого - биллинг. 

Этап 2. Когда компания начала активно расти - мы поняли, что наши процессы больше не удовлетворяются посредством использования MS Access, которая так замечательно подходила нам ранее. Необходимо было срочно внедрять полноценную систему управления предприятием.

Внедрили систему на базе 1С - взяли коробочное решение с индивидуальными доработками под нужды нашей компании. Тогда же “переехали в облака”. Появилась потребность наличия веб-клиента(защищенного портала, где содержится вся документация по проекту, доступ имеет клиент и юристы) и интеграции с другими сервисами.

Этап 3. Позже, параллельно с развитием компании, нам подошло решение Битрикс - сейчас его внедряем.

Критерии выбора системы:

  • технические возможности.

  • удовлетворение наших потребностей.

Для нас ключевую роль в выборе системы играли определенные интеграции: работа с клиентами, клиентский портал, модуль биллинга, автоматизация создания разных сущностей. Каждая система имеет уникальный API, которая позволяет объединять продукты очень глубоко. Поэтому даже на базе разных решений можно создать классный комплексный продукт. 

Какие цифровые инструменты вы использовали до установки ЕРП-системы?

Google Apps, различные мессенджеры, портал клиента. У наших сотрудников может быть разный уровень доступа к документации: директор, бухгалтер, юрист видят абсолютно разные документы. Таким образом мы обеспечиваем конфиденциальность и защиту клиентских данных.

Как внедряли систему? Проводили ли бизнес-анализ? Кто сформировал Техническое задание для компании-интегратора?

Для первой системы я писал техническое задание самостоятельно, внедряли систему поэтапно. В итоге решение не ложилось на наши бизнес-процессы, неправильно происходили биллинговые процессы.

Когда интегрировали вторую систему, а мы взяли коробочное решение, смотрели, что есть в базовом функционале и сопоставляли с нашими потребностями. Отталкиваясь от этого, мы писали ТЗ. 

В процессе интеграции третьей системы мы точно знали, что нам нужно и писали четкое, подробное техническое задание. Пришлось переписывать ТЗ дважды, анализировали абсолютно все детали и мелочи, чтобы добиться максимально возможной автоматизации. Самой сложной частью было интегрировать портал клиента в нашу систему.


Какие ближайшие планы на будущее?  

Мы хотим осуществить очень много различных автоматизаций. Например, автоматическая постановка вытекающих подзадач. Задача должна создавать следующую задачу и напоминать сотруднику о дедлайне ее выполнения.

Очень интересует интеграция с внешними сервисами: государственные реестры (реестр юридических лиц и частных лиц предпринимателей, судебные реестры). 

Хотим построить полноценную и многофункциональную базу знаний компании. Вся информация должна быть структурирована в единой системе. Туда же нужно подтягивать соответствующее судебное решение из реестра.

Дмитрий Гадомский,

CEO, AXON PARTNERS 

Используют программу управления предприятием Odoo

 

 
Odoo text and image block

Что такое ЕРП-система и почему возникла необходимость в ней? 

Не представляю, как можно работать без ERP-системы. Самые важные составляющие системы для нашей компании: проектный менеджмент, CRM, биллинг, финансы, HR. Коммуникацию, документооборот можно легко организовать вне системы, но важнее всего отслеживать эффективность проектов (длительность, затраты, биллинг) - и в этом аспекте и проявляется необходимость ERP-софта.


Как вы подходили к процессу выбора определенной системы?

На основании чего вы делали выбор?


Изначально важную роль играли финансы. Чтобы мы могли позволить себе стоимость системы.

Еще один первостепенный вопрос - интеграция нашей ERP-системы с клиентской. Сегодня клиентов не интересует, в каких системах и сервисах мы работаем - они хотят, чтобы мы работали в их системе, а они имели мгновенный доступ ко всем обновлениям в режиме реального времени.

Важна не только система, какую выбрали, а возможность быстро перейти с нее на другую систему в случае необходимости. Нужно, чтобы система была гибкой, позволяла добавлять новые модули и отказываться от тех, которые становятся ненужными.

Равносильно плохо, когда в системе слишком много настроек и требуется огромное количество времени, чтобы в ней разобраться, как и отсутствие какой-либо гибкости и разнообразного функционала.

Критерии выбора системы:

  • Стоимость - система должна быть по карману.

  • Желание сотрудников ее использовать: удобный интерфейс, легкость в освоении.

В процессе выбора системы мы даже не рассматривали Microsoft и Terrasoft решения, у меня был опыт их использования в предыдущих компаниях и мне хотелось чего-то нового, гибкого, интересного и бюджетного. Тестировали Битрикс - не понравилось.

В связи с тем, что мы используем в компании методологию ведения проектов Scrum, нам не подходили классические системы управления для юристов.

Сейчас мы используем бельгийскую Open Source систему Odoo, она бесплатная, но требует абонплату за использование SaaS решения (примерно 2500 грн. в месяц). Система также характеризуется длительными, глубокими процессами настройки - потому у нас были интеграторы, которые этим занимались.


Какие цифровые инструменты вы использовали до установки ЕРП-системы?

Весь пакет Google Apps: почта, таблицы, документы, диск. Мессенджер Slack (85% коммуникации по проектам), хотели интегрировать Odoo в Slack, но пока не получилось. Из других средств коммуникации используем Facebook Messenger, Telegram, Skype.


Какие сложности были при внедрении ERP-системы?

Основные сложности - это:

  • интеграция с другими сервисами.

  • чтобы люди ее использовали.


  Какие ближайшие планы на будущее?  


Как-то я посетил конференцию для малого и среднего юридического бизнеса в Америке. Стоит сказать, что ежегодный оборот в малом и среднем бизнесе в Америке значительно превышает аналогичный показатель в Украине.

Оказывается, даже в небольших американских юридических компаниях никто не работает в MS Word, MS Excel и аналогичных программах. У них есть специальные программы, подходящие под специфику юридической работы.

4 вида программного обеспечения, которое они используют для оформления рутинной документации:

  • для принятия и оформления взаимоотношений с клиентами;

  • для шифрования;

  • непосредственно для производства документов;

  • для хранения документов.



Odoo image and text block

Ярослав Романчук, 

Managing Partner, EUCON 

 Используют программу управления предприятием Aelita

  Что такое ЕРП-система и почему возникла необходимость в ней?

Вопрос о необходимости использовать систему управления ресурсами предприятия - это прежде всего соответствовать условиями времени, когда вы ведете свою деятельность. Без этого невозможно успешно работать и контролировать бизнес. Вдохновлял иностранный опыт использования подобного рода систем, и прежде всего нам хотелось полной электронизации процессов.

Как вы подходили к процессу выбора определенной системы?

На основании чего вы делали выбор?

Я активный сторонник правила “Выбор из трех” - то есть всегда и во всем я предпочитаю выбирать из трех вариантов наиболее подходящее решение. Подобным методом и выбирали ERP-систему. Для меня было важно, чтобы компания, которая предоставляет услуги интеграции, имела опыт внедрения системы именно юристам.

В конце конце мы выбирали из двух вариантов - Terrasoft и Aelita.Сейчас мы используем программное решение Aelita, но мне не хватает комплексности в этом продукте. Нельзя сказать, что я доволен на все 100% и есть вопросы, которые мне очень хочется разрешить. Например, для нас болезненный вопрос - как адаптировать бизнес-процессы в двух разных странах? Ведь наши офисы находятся в Украине и Польше и, к сожалению, у нас совершенно разные программы и структура бизнес-процессов.

Также, весомую роль при выборе программного решения играет комплексность продукта. Клиент требует от нас комплексного решения, так как бизнес нуждается в мгновенном доступе к базам данным. В данный момент мы пришли к электронному кабинету клиента.

Как внедряли систему? Кто формировал ТЗ?

У нас была специально созданная группа людей внутри компании, которая писала детальное техническое задание. Эта команда состояла из трех человек. Я “держал руку на пульсе” в течении всего процесса. По мере внедрения системы мы продолжали вносить доработки.

Какие сложности были при внедрении ERP-системы?

Один из наболевших моментов - это синхронизация нашей системы с системой клиент-банк и возможность сдавать налоговые отчеты в электронном виде. Еще одна большая проблема заключается в коммуникации  между представительствами компаний в разных странах - возможность получать информацию для управленческого учета. Финансовые директора и управленцы имеют определенные алгоритмы работы, и хотят получать документы в определенном виде, а с нашей стороны - это пока что технически невозможно, так как программы совсем разные. Мы тратим очень много времени на подготовку исходной документации совсем в другом виде. В идеале эта проблема должна решаться автоматизацией.  


Наталия Тищенко, 

Managing Partner, Nobili

 Используют программу управления предприятием Aelita.

 

Odoo text and image block

 

Что такое ЕРП-система и почему возникла необходимость в ней?

Начнем с того, что у нас небольшая компания. Мы очень много времени тратим на проекты. Зачастую проекты длятся больше года, так как одной из основных наших практик является банкротство. До внедрения ERP-системы мы не ощущали, соответствуют ли наши доходы - затраченным усилиями. Это был наш главный триггер. Мы не могли проанализировать эффективность в разрезе фиксированного времени на каждое задание и полученных за него финансов. Теперь мы четко понимаем затратную часть, уменьшаем или увеличиваем количество сотрудников на проекте, понимаем, как лучше поставить задачу и, что самое главное, конечную эффективность проекта.

Какие цифровые инструменты вы использовали до установки ЕРП-системы?

Работаем с облаками, сервером. На данный момент клиент-портала у нас нет.

Odoo image and text block

Ольга Пестрецова-Блоцкая,

  Кандидат экономических наук, доцент

Директор Центра Бизнес-Технологий “ТОТ”

 

Что такое ЕРП-система и почему у бизнеса возникает необходимость в ней?


Использование класса программ, которые относятся к ERP-системам - это комплексная автоматизация и управление всеми ресурсами предприятия в рамках монолитной платформы и единого информационного поля. Не зря данный инструмент именуется системой принятия решений. Помимо других важных модулей, как CRM, HR, Project, ERP-система содержит модуль управленческого учета. Он позволяет менеджменту компании своевременно оценивать текущее положение дел и оперативно принимать решения.


С какими вызовами и проблемами приходят клиенты, готовые внедрять ЕРП-системы?


В основном компании стремятся навести порядок. Но в первую очередь нужно понимать, что автоматизировать хаос - это неправильная задача. Цель “навести порядок” означает в конечном результате видеть четкие показатели: куда компания двигается, в каком темпе, с какой результативностью. И видеть это в значимых разрезах: по проекту, по сотруднику, по продукту, по бизнесу. Это все заставляет нас внимательнее посмотреть на текущие бизнес-процессы процессы и как они сейчас построены.

Следующий вызов - посмотреть на бизнес-модель предприятия: кто приносит доход, как он генерируется, какая единица получения дохода. Важно видеть свою бизнес-модель: как генерируются доходы, затраты, тогда мы понимаем свою результативность и эффективность.

Чаще всего предприятия вдохновляются на внедрение автоматизированных систем управления - в процессе роста и масштабирования. Для них становится важным выстроить внутреннюю систему принятия решений. Уже не достаточно работать только в папочках, составление финансовой отчетности занимает слишком много времени, сопоставление данных по периодам с данными по проектам, проекты длятся долго.

Необходимо фиксировать не все процессы, а только релевантные и значимые для принятия решений менеджментом компании.


Как происходит процесс внедрения системы? Какого рода сложности возникают в течении этого процесса?


Большая часть проектов по автоматизации не доходят до конца, потому что возникает предположение, что это можно сделать на базе 1С. Загрузить в советский централизованный учет то, что связано с гибкостью, оперативностью, быстротой настройки, невозможно.

“1С - не ERP, это лишь централизованный бухгалтерский учет советского образца.”


В процессе написания требований для технического задания должны быть задействованы все участники:

  • Представители бизнеса, они дают информацию консультантам и свое видение, как должны функционировать определенные процессы.

  • Консультанты - бизнес-аналитики. Они закладывают методологию и сущность будущей программы.

  • Компания интегратор. Разработчики видят, как может быть реализована информация в продукте и на конкретной платформе.


Есть два типа бизнес-аналитиков:

  • ближе к пользователям и их требованиям;

  • ближе к программистам. Они понимают логику работы программы и фактически исполняют роль переводчика с языка пользователей на язык программирования.

В одной компании я наблюдала переход с Oracle на SAP. Это был продолжительный процесс, который сопровождался постоянным сопротивлением со стороны бухгалтерии. Для них все было не так: сложно, неудобно, долго, непривычный интерфейс. Но через год сотрудники просто не помнили, как они сопротивлялись. Нельзя исключать человеческий фактор и первоначальное восприятие системы.

В то же время, решения Microsoft в Украине мало используются в связи с тем, что они изначально предполагают наличие некоторого уровня автоматизации. Для большего и среднего бизнеса лучше всего взять готовое решение и позднее думать о необходимых доработках.

Но стоит учесть: чем больше бизнес, тем сложнее переходить на новую систему управления предприятием.


Евгений Бессарабов, 
CEO, PSA Consulting & Management Systems.

Оказывает услуги по внедрению ERP-системы Aelita

Odoo text and image block

С какими вызовами и проблемами приходят клиенты, готовые внедрять ЕРП-системы?

Какие потребности у клиентов?


Юридические фирмы привыкли фокусироваться на профильном аспекте своей работы, временами забывая про организационную часть. Но в какой-то момент практически все они начинают осознавать, что, как минимум, им необходим биллинг.

Вся суть функционирования юридической фирмы: компания тратит время, работая над проектом клиента, а время стоит денег.

Нужно посчитать окупаемость каждого сотрудника и разработать гонорарную политику.

Всего есть два вида фирм: одни понимают, что им нужно, а вторые нет. И тут уже задача интегратора предложить качественное решение, которое будет удовлетворять индивидуальные бизнес-потребности.

Единого сценария внедрения не существует. Все зависит от уровня готовности компании к грядущим изменениям, финансовых возможностей. Внедряют все по-разному: От 1-го модуля до всех сразу.

Часто сталкиваемся с таким подходом: “Надо оптимизировать все, потому что это хорошо”. В подобном случае начинаем глубоко анализироваться процессы внутри компании, чтобы построить наилучшее решение.

Всегда задавайте интеграторам вопрос: “Это платформа, на которой разработан продукт? Или это название продукта?”


“В данный момент мы переписываем нашу систему Aelita на платформе Odoo, так как это Open-Source решение, у них есть есть большое комьюнити, где каждый день может быть дописано что-то новое и полезное.”

В заключение от организаторов

 

Говоря о выборе подходящей ERP-системы, нужно затрачивать большое количество усилий на предварительный бизнес-анализ ваших внутренних процессов. Действительно, в основном компании вдохновляются на имплементацию системы в период масштабирования и роста. Именно в этот момент нужно идти от потребности к целям, которые компания стремится достичь, посредством автоматизации.


Чтобы не затрачивать зря финансы и время, мы всегда советуем клиентам задавать определенный список вопросов потенциальным интеграторам:

  • Как много интеграций были успешно закончены вашей компанией?

  • Как я могу быть уверен/а, что система соответствует моим бизнес-потребностям?

  • С какими внешними инструментами интегрируется ваша система?

  • Какие еще есть возможности у системы по умолчанию?

  • Какие гарантии, что проект будет реализован в срок и в рамках бюджета?

  • Какое обучение и техническую поддержку вы предоставляете?


Не стесняйтесь задавать вопрос за вопросом, пока вы не почувствуете полную уверенность в вендоре и системе, которую вам предлагают. Запрашивайте бесплатные демо-версии, тестируйте, смотрите, что больше всего ложится на ваши процессы.

Нам было очень приятно увидеть растущий интерес аудитории к тематике автоматизации бизнеса. Это свидетельствует о том, что украинские предприятия стремится соответствовать вызовам времени, в котором нужно максимально использовать все возможные цифровые инструменты и программы, упрощающие выполнение ежедневных рутинных задач сотрудников.

Мы еще раз благодарим наших спикеров: Игоря Шевченко, Дмитрия Гадомского, Ярослава Романчука, Наталию Тищенко, Ольгу Пестрецову-Блоцкую и Евгения Бессарабова за то, что поделились личным опытом интеграции различных ERP-систем в ваших компаниях и за активную позицию в вопросе использования современных управленческих технологий. Благодарим нашего модератора - Василия Пономарева, консультанта по автоматизации, BTEGRICO за прекрасные ораторские и организационные способности.

Мы будем рады видеть всех слушателей на наших дальнейших мероприятиях. Следите за нами в социальных сетях, чтобы вовремя узнавать о новостях в мире автоматизации.

BTEGRICO

Digital Transformation Agency


Odoo CMS - a big picture

Организаторы мероприятия Legal Talk: Do lawyers need ERP-system?

Слева направо: 

Vasilii Ponomaryov - Business Automation Consultant;

Ira Vushnevska - Lead Software Developer & Co-founder;

Andrew Krutko - Managing Partner, Smarketing technologist & Co-founder; 

Dmytro Besh - Head of Digital Marketing & Co-founder;

Maryna Postrelko - Content Producer;

Oleg Pikarevskyi - Business Development Representative & Co-founder.


Contact us »

2
Legal Talk: Do lawyers need ERP-system? Rated 5.00 / 5 based on 2 reviews.