Как избежать ошибок при выборе ERP-системы

11 распространенных промахов

11/12/2018 15:17:54
Logo of BITEGRICO

Эксперты в области программных решений по управлению предприятиями поделились самыми распространенными ошибками, которые совершают предприниматели в процессе выбора и имплементации систем, а также советами по их предотвращению.

Сегодня у технических директоров  выбор ERP- решений по управлению бизнесом - обширнее, чем когда либо: от локальных систем - до облачных решений. Люди, принимающие решения в попытках определиться, какие  характеристики и функционал наиболее важный, в определенный момент могут получить передозировку полезной информации.

Основные ошибки в процессе выбора ERP-системы:

1. Халатное отношение к процессу сбора требований

Эд Фезерстон, вице-президент и архитектор консалтинговой компании Cloud Technology Partners, отмечает: “Очень часто компании поддаются заманчивой идее автоматизировать модель текущих бизнес-процессов посредством интеграции ERP-системы, избегая траты времени на анализ процессов, их актуальности и сбора требований для возможной оптимизации. В то время как внедрение новой системы стоит позиционировать как возможность идентифицировать и перестроить бизнес-процессы в компании. Автоматизация плохо налаженных процессов всего лишь поможет ускорить процесс, но не стоит рассчитывать на повышение его эффективности”.

Odoo text and image block
Odoo image and text block

2. Игнорирование мнений конечных пользователей системы в процессе принятия решения

Имплементируя ERP-систему, множество компаний сосредотачивают свои усилия на получении одобрения у топ-менеджеров, в то время как очень важно включать в работу ключевых сотрудников, которые будут использовать программное решение чаще других. В процессе внедрения ERP-системы критически важно вовлекать не только сотрудников IT-отдела, но и финансистов, бухгалтеров, маркетологов, продажников. Привлечение разноплановых специалистов организации на каждом этапе принятия решения обеспечит максимальную продуктивность будущей системы, ведь она будет заточена под нужды всех сотрудников.” - Кевин Бизли, Директор по информационным технологиям VAI, компании по интеграции ERP-продуктов.

3. Неправильный просчет расходов на внедрение

“Часто руководители неправильно оценивают расходы, связанные с имплементацией системы. В компаниях, которые старались достигнуть наилучших результатов с наименьшими бюджетами, интеграции нередко заканчивались провалами. Скрупулезно соотнесите ваши требования к будущей системе и стоимость времени специалистов по внедрению, чтобы избежать дальнейших сложностей.” - Тим Вебб, Руководитель технологической компании Robert Half Technology.

Odoo text and image block
Odoo image and text block

4. Отсутствие сравнительного анализа плюсов и минусов локальных/облачных ERP-решений

“Прежде чем сделать выбор в пользу локального или облачного решения, следует оценить ряд факторов. Например, интеграция облачной системы требует определенный тип Интернет-соединения, регулярные платежи за использование и будет плюсом для сотрудников, которые работают удаленно. С другой стороны, внедрение локальной ERP-системы потребует от компании наличие продвинутого IT-персонала, современных серверов, технического оборудования и большого количества предоплат. Этот вариант подойдет тем, кто хочет размещать программное размещение на своих серверах. В свою очередь, SaaS решения станут отличным вариантом для компаний, которые уже столкнулись со сложными процессами ERP-внедрения.

Поскольку SaaS-продукты нельзя кастомизировать, пользователи вынуждены адаптировать существующие бизнес-процессы под программное решение. Эти процессные изменения часто влияют на интеграцию с предыдущей системой, что может усложнить управленческие процессы

5. Упущение узкоотраслевых решений в процессе выбора лучшего продукта

Выбирая ERP-решения руководители очень часто упускают из вида небольшие компании, которые специализируются на целевых сегментах и удовлетворяют узкопрофильные потребности бизнеса, например, фармацевтического. Хотя именно эти вендоры могут обеспечить клиента полноценным кастомизированным продуктом.

Odoo text and image block
Odoo image and text block

6. Чрезмерное углубление в функциональные возможности решения

Функциональность системы важна, однако, это еще не все. Часто компании выбирают ту систему, у которой больше возможностей. Вместо этого лицу, принимающему решение, стоит проанализировать историю успешных внедрений программы, возможность кастомизации, гибкость, наличие технической поддержки и насколько она удовлетворяет потребности организации.

7. Стремление имплементировать систему в один подход

ERP-системы - сложные программные решения и трудно заранее выявить все требования. Потому наилучшая модель интеграции - гибкая методология, состоящая из: анализа требований, внедрения системы, тестирования ее конечными юзерами, составление списка необходимых доработок.


Odoo text and image block
Odoo image and text block

8. Игнорирование управление изменениями

Способность эффективно управлять изменениями может быть самым важным навыком, которым руководители, менеджеры и сотрудники должны овладеть. Преобразование бизнеса посредством ERP невозможно осуществить без эффективного управления изменениями в трех ключевых организационных областях: люди, процесс и технология.

Слишком часто организации ищут только IT-технологии для унификации, оптимизации и упрощения бизнес-операций, в то время как процессы и системы требуют глубокого анализа. Во время миграции облачных ERP следует уделять большое внимание этому фактору.

9. Низкие инвестиции в интеграцию и плохая коммуникация с командой внедренцев

Построение правильной организационной структуры команды интеграторов, выделение необходимого количества финансовых и временных ресурсов являются одними из важнейших шагом на пути успешной реализации проекта по внедрению ERP-системы.  Чтобы команда была успешной, необходимы правильно подобранные технические специалисты и вовлеченного менеджера, который может принимать решения.

.

Odoo text and image block
Odoo image and text block

10. Нерегулярность общения с другими отделами

Чтобы избежать этой проблемы, следует создать план коммуникаций между отделами на всех стадиях реализации проекта интеграции. Соберите небольшую команду представителей  каждого отдела, которые будут сообща работать и тестировать решение. Важно, чтобы результаты поэтапной интеграции системы регулярно отслеживалась пользователями разных отделов и своевременно появлялась обратная связь.

11. Отсутствие плановой технической поддержки

Внедрение ERP-системы забирает много времени, но работа не прекращается, как только интеграция будет закончена. Компаниям необходимо разработать стратегию технической поддержки, чтобы внедренная система со временем морально не устаревала и закрывала все новые задачи.

Устаревшая или вовремя не обновленная система может создать угрозу потери секретных данных и затруднить функционирование привычных бизнес-процессов. Назначьте сотрудника, который будет ответственен за контроль плана технической поддержки и тогда ваша система всегда будет своевременно обновляться и соответствовать всем вашим потребностям.


Odoo text and image block
Enjoy article? Please rate it by 5 star scale!
Post rating:
2
Как избежать ошибок при выборе ERP-системы Rated 4.50 / 5 based on 2 reviews.