Автоматизация бизнес-процессов в юридической компании "Наказ"

Интервью с Филиппом Орловым

11/12/2018 16:12:08
Logo of BITEGRICO

Бесконечные полки с делами, папки, документы и сумасшедшие затраты на бумагу - таким был типичный прообраз юридической компании еще 10 лет назад. Сегодня западная методология построения бизнес-процессов в правовом бизнесе кардинально отличается своим комплексным подходом и элементами автоматизированного проектного управления.

Автоматизация юридической сферы в Украине

Юриспруденческая элита поделилась на 4 группы:

  • Большие корпоративные компании с хед-офисом в других странах, где принимаются все ключевые решения касательно организации и автоматизации бизнес-процессов.

  • Компании, которые проактивно драйвят и всячески поддерживают автоматизированные решения, упрощающие им жизнь и открывающие топ-менеджменту доступ к полномасштабной информации про их бизнес.

  • Фирмы, что лояльно относятся к автоматизации, интересуются новыми решениями и тенденциями, однако не спешат внедрять их у себя. Партнеры и консультанты таких компаний активно посещают тематические митапы, ивенты.

  • Бизнесы, которые годами работают по наработанной организационной схеме. Некоторые из них используют свои “самописные” решения, созданные на базе своеобразных и нестандартных бизнес-процессов.

Правда или вымысел?

Основная работа юриста заключается в ежедневных встречах с клиентами, написании рутинных ходатайств, обработки огромного массива информации и подготовки отчетности. На первый взгляд кажется, что автоматизировать тут попросту нечего.

Чтобы развеять мифы о том, что в правовой сфере нет места автоматизации - мы пообщались с управляющим партнером украинской юридической компании "Наказ" - Филиппом Орловым.

Сегодня юридическая компания "Наказ" специализируется в налоговом, миграционном и семейном праве. Помогает клиентам со всего мира вести легальный бизнес в Украине, организовывает релокейт украинского бизнеса за границу и обеспечивает семейную безопасность.

"Наказ" основали в ноябре 2011 года. На сегодняшний день мы наблюдаем трансформацию некогда небольшой юридической фирмы в довольно известную компанию, которая заняла свою нишу на рынке, имеет весомое экспертное мнение и успешно обрабатывает более 1000 дел в год

Ломая стереотипы

В эпоху Интернета любой компании, в том числе и юридической, жизненно необходима система, которая считает деньги, выставляет счета, хранит информацию о клиентах и получает новые заявки, оформленные на сайте.

Не забываем про коммуникацию, маркетинговые усилия компании, постановку и отслеживание выполнения задач, измерение эффективности сотрудников и проектов, финансовую отчетность. Собственникам бизнеса стоит сфокусировать внимание на контроле рентабельности и достижении поставленных KPI’s.

Отсюда генерируется стремление Филиппа Орлова - управляющего партнера "Наказ" -  структурировать бизнес-процессы, описать логическую основу и автоматизировать их.

Технологическая революция в компании "Наказ"

Odoo CMS - a big picture

В 2011 году "Наказ" запустили первый сайт, прорекламировали его и результат не заставил себя ждать. Посыпались многочисленные заявки и компания осознала потребность в систематизации входящей информации и реакции сотрудников на нее.

Было составлено техническое задание, на основании которого интегрировали “самописную” систему, которая одновременно фиксировала денежные поступления, маркетинговую информацию, курировала деятельность курьеров и помогала бухгалтерам в сохранении необходимых данных.

В процессе развития компании основатели столкнулись с отсутствием какой-либо гибкости “самописной” системы - возникшие задачи не решались в рамках существующего функционала. Чтобы изменить порядок действий в любом бизнес-процессе - возникала необходимость менять систему. Было принято решение полностью перестроить бизнес-процессы, используя новые технологические возможности.

Таким образом в "Наказе" выделили основные нужды, которые должны быть автоматизированы с помощью новых решений:

  • CRM часть - выбранное решение: Битрикс 24;

  • Управление задачами и проектами - выбранное решение: Worksection;

  • Оперативная внутренняя коммуникация - выбранное решение: Skype; ;

  • Ведение бухгалтерии - выбранное решение: .

Особенно важным стал вопрос управления задачами и проектами. В компании резко увеличивалось число дел, сотрудников и основными критериями выбора системы стали: легкость в использовании, простой и понятный интерфейс, быстрота коммуникации и обучения новых сотрудников.

Odoo image and text block

Филипп Орлов, Управляющий партнер "Наказ"


“Автоматизированное управление проектами дало нам понимание, что мы можем эффективно поддерживать подобный рабочий ритм и даже брать еще больше дел. Для этого крайне важно своевременно определить четкие зоны контроля, описать конечные цели, назначить ответственных исполнителей за задачу/проект и понимать, когда и с кого спрашивать результат.

Если ранее производительность сотрудников была меньше, то теперь я наглядно вижу реальную загрузку коллег, какими делами они занимаются, на какой стадии эти дела находятся и целесообразно ли сейчас их подключать еще на другие проекты. Благодаря автоматизации нам удалось добиться систематизации в ведении дел, освободить экспертов от рутинной работы, поручая ее другим сотрудникам.”

Особенности трансформации

Программу Worksection в компании "Наказ" внедряли более 5 лет назад. В то время данное решение всецело покрывало потребности компании в проектном управлении и постановки/контроля задач.

Процесс внедрения прошел гладко: инициативу поддерживали все сотрудники компании, а руководитель одного из ведущих юридических направлений первой протестировала систему и стала ее амбассадором. Изначально понравилась идея уйти от постановки задач в почте/Skype, избавиться от ежедневников и планировщиков и четко фиксировать затраченное время на проект/задачу. Позднее стало понятно, что так проще визуализировать все важные дела, оставляя свободной голову для более глобальных вещей: продумывание новой стратегии для клиента, поиск идей для стратегического развития компании, повышение уровня экспертности юристов.

В первую очередь Worksection позиционируется как рабочий инструмент для оптимизации бизнес-процессов внутри компании, который также помогает упрощать взаимоотношения с клиентами - всегда можно показать детальный отчет потраченных часов и результат работы над задачей. Таким образом вопрос, на что юристы потратили оплаченные часы - пропал по умолчанию.

Переход на Битрикс24 начался внезапно и проводился силами основателей: на выходных вместе с помощниками провели трансфер данных в новую систему и занимались кастомной доработкой необходимых полей. Осуществляли подключение телефонии, настраивали корректную работу форм на сайте, чтобы данные заявок попадали напрямую в новую систему.

Очевидно, на интеграции Worksection и Битрикс24 процесс автоматизации и совершенствования внутренней бизнес-среды юридической компании "Наказ" не заканчивается. Возникают новые потребности, новые боли, которые компания старается разрешить посредством использования современных технологических концепций.

В свою очередь, Филипп Орлов уверен: как только люди в корне осмыслят концепцию проектного менеджмента, как базис работы с задачами, когда появится отторжение к другим методам работы - снова понадобятся инновационные решения.

Вот где собака зарыта

 Невзирая на наличие решений, которые помогают компании с проектным управлением, сохранением истории взаимоотношений с клиентами и ведением бухгалтерии - некоторые стратегические вопросы остаются неразрешенными.

Трудности возникают с расчетом рентабельности проекта, сотрудника, направления. Есть стремление разрабатывать и отслеживать KPI’s, однако отсутствует комплексная методология их формирования и инструментарий для контроля.

Наряду с оптимизацией юридических аспектов работы (перераспределение загрузки и высвобождение времени на самосовершенствование и развитие) в компании "Наказ" понимают целесообразность использования единых программных решений класса ERP в условиях трансформации и роста бизнеса.

“Процесс совершенствования и развитие бизнеса - это ежедневная трудоемкая работа, гарантирующая его здоровое состояние. В момент активного роста использование разнородных программных решений может стать своеродной помехой. Пока что мы не столкнулись с этой проблемой, но уже сейчас я обдумываю нюансы предстоящего масштабирования и задаюсь вопросами о необходимости интеграции консолидированной системы.”  - Филипп Орлов, Управляющий партнер "Наказ".

Odoo - Sample 1 for three columns

Контент-продюсер Марина Пострелко (BITEGRICO) и консультант по автоматизации бизнеса Василий Пономарев (BITEGRICO) на встрече с управляющим партнером "Наказ"- Филиппом Орловым.

 

Odoo - Sample 2 for three columns

Филипп Орлов и Василий Пономарев обсуждают современные особенности украинского юридического бизнеса и какие программные решения наиболее подходят данному сегменту компаний.

 

Odoo - Sample 3 for three columns

Слева направо: Филипп Орлов - управляющий партнер "Наказ", Марина Пострелко - контент-продюсер "BITEGRICO", Василий Пономарев, консультант по автоматизации бизнеса "BITEGRICO".


Как принимать решения, основанные на фактических данных?

 

На этапе масштабирования компании, топ-менеджменту следует фокусироваться на стратегических показателях. Для того, чтобы анализировать такие метрики, как: финансовые результаты, затраты, планирование ресурсов проектной команды, реализацию HR-процессов и достижение поставленных KPI’s - бизнесу необходим системный подход.

Сегодня единые ERP-решения позволяют оперировать более точными данными, иметь мгновенный доступ к задачам сотрудников и контролировать все бизнес-процессы в компании. Они экономят время, сокращают операционную и процедурную деятельность, позволяют сфокусироваться на взаимоотношениях с клиентами и улучшении уровня услуг, которые предоставляют компании. Такие системы построены на основе гибких моделей мышления, активно применяющихся в западной бизнес-среде.

Agile-технологии позволяют управлять бизнесом в режиме реального времени, своевременно реагируя на изменения любого характера. Использование гибких технологий в связке с цифровыми инструментами помогает достигать значительных результатов в довольно сжатые сроки и обеспечивает бизнесу настоящую трансформацию. По умолчанию в компаниях систематизируются и обретают логику даже те бизнес-процессы,  которые ранее не анализировались. В последствии этого налаживаются процессы лидогенерации, построения воронки продаж, конвертации лида в клиента, отслеживается рентабельность проектов, сотрудников, направлений и достигаются ли краткосрочные и глобальные бизнес-цели.

Главный недостаток использования разрозненных решений заключается в невозможности менеджмента увидеть комплексную картину и оценить эффективность бизнеса в контексте ключевых метрик.

.

Enjoy article? Please rate it by 5 star scale!
Post rating:
8
Автоматизация бизнес-процессов в юридической компании "Наказ" Rated 4.62 / 5 based on 8 reviews.